Das Wichtigste in Kürze
Ausgangssituation
Rechnungen manuell herunterladen, mühsam umbenennen, in Ordner sortieren und dann in DATEV einpflegen – ein fehleranfälliger Prozess, der in vielen Unternehmen täglich wertvolle Stunden frisst.
Lösung
Mit firepanda.ai leiten Sie Rechnungen einfach an eine dedizierte E-Mail-Adresse weiter. Die KI übernimmt das Auslesen, Umbenennen, die Pflege der Listen (Excel, Google Sheets, tec.) und die vollautomatische Übergabe an DATEV.
Die Herausforderung
Viele Unternehmen kämpfen täglich mit demselben Problem: Lieferantenrechnungen kommen per E-Mail, Tankquittungen stapeln sich auf dem Schreibtisch, und am Ende muss jemand alles manuell in DATEV einpflegen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven – und ist anfällig für Fehler.
Typischer Buchhaltungsalltag: Rechnungen in Dutzenden E-Mails, Belege überall verteilt
Konkrete Probleme:
- • Manuelles Abtippen und Umbenennen von Rechnungen – stundenlang, fehleranfällig
- • Keine einheitliche Dateistruktur – jeder Mitarbeiter benennt Dateien anders
- • Physische Belege wie Tankquittungen gehen verloren oder werden vergessen
- • Doppelte Arbeit: Daten in Excel-Liste eintragen UND in DATEV hochladen
- • Verspätete Buchungen, weil Steuerberater auf Unterlagen wartet
Die firepanda.ai Lösung
Mit firepanda.ai richten Sie einen vollautomatisierten Invoice-Workflow ein, der in drei Teil-Workflows untergliedert ist. Sie leiten weiter – die KI erledigt den Rest. Vom Eingang der Rechnung bis zur fertigen Übergabe an DATEV, ohne dass Sie auch nur eine Taste drücken müssen.
Rechnungen einfach weiterleiten
Der Prozess beginnt denkbar einfach: Leiten Sie digitale Rechnungen an Ihre individuelle firepanda.ai-Adresse weiter. Die Datei landet automatisch im Online-Ordner „Rechnungseingang" – ohne manuellen Schritt. Alternativ können Sie auch eine oder mehrere Rechnungen direkt in den Ordner hochladen.
Was akzeptiert wird:
- • E-Mail-Anhänge (PDF, Word-Rechnungen)
- • Fotos physischer Belege (JPG, PNG) – z. B. Tankquittungen
- • Direkt-Uploads
Das System prüft den Eingangsordner permanent und verarbeitet jeden neuen Beleg vollautomatisch, sobald er eintrifft.
KI-Datenextraktion, Normierung & Listenerstellung (Excel, Google Sheets)
Sobald ein Beleg eintrifft, liest die KI alle relevanten Daten aus und wandelt Fotos in durchsuchbare PDFs um. Parallel erstellt firepanda.ai eine einheitliche Dateibezeichnung nach folgendem Schema:
Beispiel: 20261016_Mustermann-GmbH_RE-2026-0047.pdf
Zusätzlich wird automatisch erstellt:
- • Eine chronologische Liste (Excel oder Google Sheets) mit allen extrahierten Rechnungsdaten
- • Direkter Klick-Link zum jeweiligen PDF in jeder Zeile der Tabelle
- • Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Fälligkeitszeitpunkt, Brutto- und Nettobeträge, u.vm. – übersichtlich strukturiert
Automatische Übergabe an DATEV Unternehmen Online
Der Ordner „Rechnungsübersicht" ist intelligent mit Ihrem DATEV Unternehmen Online verknüpft. Neue, verarbeitete Dateien werden automatisch und rechtssicher an DATEV übertragen.
Das bedeutet für Sie:
- • Kein manuelles Hochladen in DATEV mehr
- • Belege sind sofort buchhalterisch verfügbar – für Sie und Ihren Steuerberater
- • Keine doppelte Datenpflege, keine vergessenen Dokumente
- • Der gesamte Prozess läuft im Hintergrund – rund um die Uhr
Vom Weiterleiten der E-Mail bis zur fertigen Buchung in DATEV vergehen oft nur wenige Minuten.
Messbare Erfolge
"Seit wir den Invoice-Workflow von firepanda.ai in unserem e-commerce Start-up integriert haben, verbringe ich keine Stunden mehr mit dem Abtippen von Lieferantenrechnungen oder dem Suchen nach Belegen. Die KI erkennt und sortiert alles fehlerfrei und übergibt es an DATEV. Ein absoluter Gamechanger für unsere Skalierung!"
Fazit
Mit diesem Workflow haben Sie einen vollautomatisierten Rechnungseingang, der:
Das Ergebnis: Ihr Team arbeitet schneller, fokussierter und produktiver – ohne manuelles Abtippen, ohne verlorene Belege und ohne Verzögerungen beim Steuerberater.
💡 Schluss mit Papierbergen – Ihre Buchhaltung läuft jetzt auf Autopilot.